Communiquez régulièrement avec vos membres pour réaliser vos objectifs

Les Olympiens rejoignent leur Association nationale d’Olympiens parce qu’ils veulent rester impliqués, continuer de faire partie de la communauté Olympique, pour profiter de cette relation et donner en retour. Votre rôle consiste donc à assurer leur implication et leur présence aux événements et leur participation aux projets. Comment réaliser cela ? En communiquant avec eux, de manière régulière, par texto, Facebook, Whatsapp, e-mail, Instagram, etc.

Une communication régulière est la clé de votre engagement et dialogue avec vos membres, pour créer, maintenir et développer de fortes relations, et obtenir des résultats.

La qualité et le volume de vos communications est crucial pour le succès de votre ANO. Pour réussir, vous devez prendre en compte ces quatre facteurs :

1. La conception
2. Le moyen de communication
3. Le message
4. La fréquence

1. La conception

Les Olympiens sont plus susceptibles de s’impliquer si votre message est de qualité et facile compréhensible. Des messages courts, avec le moins de mots possible, clairs et simples, des grandes images, beaucoup d’espace, une idée à la fois... Il est préférable de faire preuve de minimalisme dans le cadre de la conception et rédaction d’un message. Un bon design attire également l’attention et permet à votre message de sortir du lot, de se faire remarquer.

Voici quelques exemples et modèles faciles à utiliser que vous pouvez adapter à vos besoins spécifiques.

• Modèle PowerPoint
• Modèle de Newsletter/Bulletin (deux pages et plusieurs pages)
• Modèle d’Ordre du jour pour événement
• Modèle Rapport Mémo
• Curriculum Vitae : Modèle I et Modèle II
• Carte de visite : Directives/instructions et modèle

2. Le moyen de communication

Il s’agit de la méthode que vous utilisez pour communiquer, comme le courrier électronique, Facebook ou la radio. Ce qui est efficace dans certains cas ne le sera peut-être pas dans d'autres situations et cela peut évoluer et changer avec le temps, il vous faut donc rester au fait et être prêt à vous adapter.

Que devriez-vous utiliser ?

Pour décider du meilleur moyen ou de la meilleure plateforme de communication pour votre ANO, vous devez savoir ou trouver les moyens qu’utilisent déjà vos membres et essayer de répondre à leurs préférences.

Utilisez autant de plateformes dont vous besoin. Vous vous rendrez peut-être compte qu’il vous faudra utiliser différentes plateformes pour différents groupes de membres.

N’oubliez pas

Les réseaux sociaux peuvent exiger une certaine somme de travail et d’efforts, ainsi que des « postes » et messages fréquents pour conserver l’engagement des membres. Commencez de manière modeste et réaliste. Ne débutez pas sur des bases élevées que vous ne pourrez ensuite pas suivre.

La communication fonctionne dans les deux sens : votre communication et le moyen que vous utilisez devrait également fournir à vos membres l’opportunité de répondre, donner des avis, commenter et contribuer.

Les plateformes les plus populaires utilisées par les ANO

• E-mail
• Médias sociaux
• Magazines/newsletters
• Sites Web

3. Le message

Le contenu peut être très beau mais s’il ne contient pas de message ou d’histoire, il ne sera pas efficace. Une image peut parfois raconter une histoire plus efficacement que des mots. Alors, commencez en réfléchissant à ce que vous voulez dire, puis dites-le clairement et simplement, avec le moins de mots possible, et essayez d’inclure, si possible, un appel à l’action.

Appel à l’action

Vous lisez ça ? Maintenant faites ça. Appelez ce numéro de téléphone, signez cette pétition, portez-vous volontaire pour cet événement. Voilà ce qu’est un Appel à l’action.

Les gens sont sensibles à la passion.

Ils veulent que leur vie ait un sens, et vous pouvez contribuer à leur fournir ce sens. C’est ce à quoi sert la WOA, ainsi que votre ANO : à faire de ce monde un monde meilleur grâce au sport. Responsabiliser, donner du pouvoir aux Olympiens et répondre à leurs besoins, voilà ce que doit refléter le contenu de vos messages, d’une manière authentique, sincère et simple.

Que devriez-vous communiquer ?

Ce que vous faites, ce que font les autres associations, ce que fait la WOA, les ressources qui sont à la disposition des Olympiens, les événements à venir, des images intéressantes qui montrent ce que réalisent les Olympiens ou qui expriment les valeurs Olympiques.  

Inclure des sources de motivation

Des prix, cadeaux et autres incitations comme les pins OLY (voir le Guide de remise des lettres OLY) sont très efficaces. Faites en sorte que les feedbacks et les interactions avec vos messages soient divertissants et agréables, par exemple en faisant appel à des sondages, des enquêtes ou quiz. Les bonnes plateformes à utiliser sont :

• Survey Monkey
• Doodle
• Mentimeter

Comment devriez-vous écrire ?

Vous devriez écrire comme vous parlez et non pas dans un style de document officiel ou administratif :

« Nous allons parler à … » plutôt que « Nous allons engager la conversation avec… »

Écrivez dans un style actif :

« Rejoignez-nous pour nettoyer nos plages. » et non pas « Il se déroulera un exercice de nettoiement de plage le 30 avril… »

Réfléchissez à des manières de rendre un contenu lié à l’organisation intéressant et accrocheur pour vos membres. Ne faites pas seulement du copier-coller. Éviter le langage d’entreprise, faites des phrases qui ont une certaine énergie, et trouvez un angle ou un aspect plus local ou humain, si possible.

• Nouvelles de la WOA
• Nouvelles du CIO
• Athlète356 ressources
• Informations sur les projets/initiatives de la Commission des Athlètes de votre CNO
• Informations sur votre CNO

4. La fréquence

Combien de messages devriez-vous envoyer ? Quelle périodicité ? Cela dépend du contenu dont vous disposez et des plateformes que vous utilisez. Les médias sociaux demandent des contacts quotidiens, les sites web beaucoup moins. Vous devriez décider de ce qui marche le mieux pour et auprès de vos membres, ou groupes de membres : contact quotidien, hebdomadaire, mensuel, trimestriel...

Quand envoyer votre contenu ?

Par exemple, si vos messages sont hebdomadaires et par courrier électronique, est-ce mieux qu’ils arrivent dans les boites e-mail le vendredi ou le lundi, le matin ou le soir ? Quel moment attirera l’attention de la part de votre public ? Subira le moins de concurrence de la part des autres messages que vos membres reçoivent ?

Éviter d’envoyer trop de messages

Mais ne pas rester silencieux trop longtemps non plus. Vous seuls êtes en mesure de savoir ce qui marche le mieux auprès de vos membres. Et n’oubliez pas que chaque message ou communication devrait avoir quelque chose à dire. Qu’essayez-vous de réaliser ou d’obtenir avec votre message ? Ensuite, cherchez à voir ou savoir si votre message a réalisé votre objectif.

Si vous n’avez pas atteint votre but, essayez une nouvelle approche. Et encore une autre, s’il le faut. N’ayez pas peur d’essayer jusqu’à ce que vous trouviez la solution.

BONNES PRATIQUES

Voici quelques exemples provenant de diverses ANO.

Mis à jour le 12 août 2020